Røde Kors i Sveits hadde behov for å kunne kommunisere og samhandle effektivt med alle sine ansatte og tusenvis av frivillige. De løste det med å velge HCL Connections!

Mange av de aller svakeste og vanskeligstilte i samfunnet er avhengige av hjelp fra frivillige organisasjoner når offentlig sektor eller deres egne nettverk ikke kan hjelpe dem. Det er da Røde Kors trår til for å hjelpe. 

Røde Kors i Zürich har 130 ansatte, 2.600 frivillige medarbeidere og utrolig mange som støtter dem økonomisk. Noe av det viktigste for organisasjoner har vært å binde sammen dette fellesskapet. De måtte kunne samarbeide og kommunisere raskt og enkelt, dele informasjon og kunnskap og – ikke minst – måtte de raskt kunne sette sammen innsatsgrupper straks det dukket opp prosjekter der de måtte trå til.

Noe som kjennetegner innsatsen til Røde Kors er at de må handle raskt og samle alle nødvendige ressurser, personale, utstyr og avdekke innsats-behovet raskt, samtidig som informasjonen når alle involverte på en direkte og dynamisk måte. 

Fordi alle involverte også har veldig forskjellig kunnskap og svært varierende nivå når det gjelder bruk av digitale løsninger, måtte den løsningen de valgte også være både enkel å lære og enkel å bruke. Løsningen måtte også være mulig å bruke når som helst, hvor som helst og med hvilke som helst datamaskiner, plattformer, operativ-systemer eller håndholdte enheter som mobiltelefon og nettbrett.

Røde Kors i Zürich vurderte en rekke løsninger for samhandling og kommunikasjon, inkludert løsningene til Microsoft og HCL Connections.

De fleste kjente til Microsoft-løsningene, mens kun et fåtall av brukerne kjente til HCL Connections. Man lot derfor et større utvalg brukere fra forskjellige fagområder teste løsningene.

De fikk teste hvor enkelt det var å sette opp nye prosjektrom og dele prosjekt-informasjon, hvordan de enkelt kunne sette opp gjestekontoer slik at de kunne samhandle med eksterne partnere og frivillige medarbeidere. De fikk også testet hvor enkelt det var å bruke løsningen på mobile enheter ute i felt.

Brukerne som skulle evaluere de forskjellige løsningene mente at HCL Connections var det beste valget basert på det rene bruker-grensesnittet, den enkle bruken som passer både for datanoviser og avanserte databrukere. De la også vekt på raske responstider, mobil tilgjengelighet og hvor raskt man kunne ta løsningen i bruk og være produktiv fra første dag.

Etter at Røde Kors besluttet å anskaffe HCL Connections tok det bare 6 måneder før man var ferdig med utrullingen av løsningen. Det omfatter installasjon, etablering av struktur, konfigurasjon og opplæring i form av workshops. 

Løsningen viste seg raskt å bli populær blant brukerne takket være sin intuitive struktur og sine mange tilgjengelige funksjoner. 

I ettertid forteller brukerne at de er mer komfortable med den nye digitale måten å jobbe på, enn slik de jobbet tidligere. Slik det var tidligere brukte de enormt mye tid på å lete etter informasjon og finne de riktige personene og ressursene. Etter at de fikk HCL Connections har de mye bedre oversikt over prosjektene, oppgavene, oppdatert informasjon og hvem som skal gjøre hva og når.

Det tok heller ikke lang tid for brukerne å lære seg den nye løsningen – én workshop var nok for å komme i gang og gjøre sitt daglige arbeide.

I dag er teamene i Røde Kors i Zürich i stand til å arbeide raskere, smartere og mer effektivt. De har også oppnådd større grad av trivsel og engasjement hos medarbeiderne.