For at store og svært kostbare prosjekter skal bli lønnsomme er man helt avhengige av at kommunikasjonen mellom deltakerne skjer raskt og at all informasjon er tilgjengelige til en hver tid. Selv den minste forsinkelse kan medføre millionutgifter og tap av lønnsomhet.

For det amerikanske entreprenørselskapet VCC var det avgjørende at de ansatte kunne kommunisere effektivt for kunne overholde både tidsplaner og budsjetter.

– Samhandling er kjernen i alt vi gjør, sier Jerry Horani som er Chief Technology Officer i VCC. – Vi er helt avhengige av at medarbeiderne har den riktige informasjonen tilgjengelig til riktig tid for å kunne ta kvalifiserte beslutninger. Jo tettere vi kan koble våre ansatte ute i felt med beslutningstakerne ved våre kontorer, desto bedre kan vi forhindre kostbare forsinkelser på prosjektene våre.

Tidligere brukte VCC-ansatte bærbare datamaskiner for å knytte seg til bedriftens prosjektstyrings-system som var utviklet på plattformen HCL Domino/Notes. 

Det var ikke alltid like enkelt ute på fjerne byggeplasser. I takt med at mobile løsninger ble stadig mer populære innså VCC at de måtte finne enklere og smartere løsninger.

– Størsteparten av vår arbeidsstyrke er mobile, forteller Horani. – De reiser rundt over hele USA og besøker byggeplasser. Ofte er de på steder der det ikke er tilgjengelige kontorplasser hvor de kan sette seg ned med en laptop. Vi var derfor nødt til å finne løsninger som ville gjøre det mulig å jobbe fra mobile enheter som smart-telefoner og nettbrett.

VCC bestemte seg for å utvikle applikasjoner som kunne utnytte de løsningene de allerede hadde basert på HCL Domino/Notes.

– Vi har basert vår bedrifts virksomhet på Domino-plattformen i mange år og har vært svært fornøyde med både teknologien og mulighetene. Fordi så mange av våre mest forretningskritiske applikasjoner var avhengige av Domino-teknologien, ville vi unngå å utvikle helt nye applikasjoner basert på en helt annen back-end løsning. Ved å bygge på vår eksisterende løsning innså vi at vi kunne levere de ønskede funksjonene ut på mobile enheter uten å finne opp hjulet på nytt, sier Horani.

For å strømlinjeforme prosessene integrerte de sine nye mobile applikasjoner med sin allerede eksisterende Box Enterprise innholds-plattform og DocuSign for digitale signaturer.

– Ting skjer raskt på en byggeplass og uforutsette hendelser gjør det ofte nødvendig å legge til, fjerne, eller endre de opprinnelige byggeplanene og konstruksjons-detaljene som ligger i kontraktene. 

– Tidligere kunne det være svært tidkrevende å få signert en endrings-ordre når man måtte starte opp en PC og koble seg opp til internett. Nå går dette mye kjappere via en mobil enhet og kan løses der og da via mobilnettet. 

Horani forteller at VCC skapte en mobil arbeidsflyt for å gjøre endringer i arbeids-ordrene. De ansatte på byggeplassen signerer digitalt på sine mobiltelefoner med hjelp av integrasjonen mellom HCL Domino-miljøet og DocuSign. Ofte skjer dette via e-post-applikasjonen HCL Verse på den mobile enheten.

I dag er det over 300 ansatte i VCC som benytter de mobile løsningene for å utføre sitt daglige arbeide uansett hvor de befinner seg.

– Fordi våre ansatte nå kan få tilgang til oppdatert informasjon, uansett hvor de befinner seg, er vi blitt mye mer effektive. Vår produktivitet er steget med 40 prosent! Sier Horani.

– Raskere og bedre samhandling mellom de ansatte på byggeplassene og i kontorene har hjulpet oss til å ligge i forkant på prosjektene og unngått forsinkelser.  Vi anser at vi har økt vår prosjektstyrings-effektivitet med så mye som 30 prosent og redusert prosjekt-forsinkelser med opptil 35 prosent!

Horani forteller også at de ansatte raskt har tatt til seg den nye måten å jobbe på.  Nå foretrekker de å sette opp virtuelle møter fremfor å reise fra bygge-plassene og inn til kontorene for å ha møter. 

– Det har redusert våre reisekostnader med 10 prosent per år og gitt en mye bedre utnyttelse av arbeidstiden.

VCC ble grunnlagt i 1987 og har sitt hovedkvarter i Little Rock i Arkansas. Entreprenørselskapet er lisensiert i alle de 50 amerikanske statene og spesialiserer seg på nybygg og renoveringsprosjekter.