Etter pandemien er det blitt mer og mer vanlig med hybride kontorer. Noen jobber hjemme, noen er på kontoret, andre jobber på reise eller ute hos kunder og samarbeidspartnere.

Undersøkelser gjort av IBM og McKinsey viser at

• Bare 40 % av de ansatte ønsker å vende tilbake til kontorene
• Hele 72 % av de spurte foretrekker en hybridmodell når de vender tilbake til arbeidet
• 56 % av de spurte topplederne mener at flexibilitet og tilpasningsevne er deres topp-prioritet de neste 2 – 3 årene

Allerede for 8 – 10 år siden, mens jeg jobbet i IBM, gikk man over til åpne kontorlandskap der ingen hadde faste plasser. Man reduserte antall skrivepulter og lot de ansatte som ville det jobbe hjemmefra et par dager i uka. Det medførte også at man kunne redusere antall kvadratmeter.

For oss som jobbet der betød det at vi måtte finne oss en ledig plass når vi kom på jobb om morgenen. Det gav oss muligheten til å sette oss sammen i grupper rundt prosjekter eller vi kunne sette oss alene i en krok for å kunne arbeide uforstyrret med oppgaver som krevde dyp konsentrasjon.

Å jobbe slik ble fort en vane og viste seg å være veldig effektivt, men det viste seg at enkelte dager kunne det være mange inne på kontoret og da skjedde det at det ikke var nok pulter ledige. Dette var spesielt på mandagene da alle var til stede for de faste fellesmøtene.

Når vi gikk fra kontoret skulle pultene være helt tomme – uten personlige gjenstander som kunne skape «revir». Alle hadde hver sitt skap der vi låste inn dokumenter og annet utstyr. Den bærbare datamaskinen tok vi alltid med oss hjem i tilfelle vi ville jobbe hjemmefra dagen etter.

OnTime SharedDesks

Men hva gjør du når du har færre arbeidspulten enn medarbeidere? Hvordan får du kontroll på hvilke arbeidspulter som er ledige og hvilke stillerom som er ledige når?

Det er her den suverene gruppekalenderen OnTime kommer inn med sin SharedDesks funksjon. Denne gruppekalenderen gir medarbeiderne full oversikt over hvilke arbeidspulten som er ledige og hvile som er opptatt. Med denne funksjonen kan de ansatte booke fortrukne arbeidspulter for bestemte dager og tidspunkter. I denne kalenderen kan du se hvor dine kolleger sitter til enhver tid – noe som også er utmerket for å samle team som jobber sammen på prosjekter.  

Slik har du oversikt og kan booke din egen arbeidspult i det kontoret du måtte foretrekke.

Med OnTime SharedDesks har du full oversikt over hvor kollegene dine er slik at dere kan samle dere i prosjektgrupper i kontorlandskapet.

OnTime Gruppekalender er langt mer avansert enn standard digitale kalendere, men er veldig enkel i bruk og kan benyttes på alle plattformer – også håndholdte enheter. OnTime fås både for Microsoft 365 og for HCL Domino/Notes. OnTime har en rekke funksjoner som man savner i andre kalendere og som bidrar til mer effektiv planlegging og allokering av ressurser.

Vil du vite mer om OnTime for Microsoft kan du melde deg på til vårt gratis webinar torsdag 24 november. Påmelding her!